Vorgehen und Betrieb
Von der ersten Anfrage bis zum laufenden Betrieb: Rollen, Anwaltsgeheimnis und was im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt wird.
01Erstgespräch und Bedarfsklärung
Das DeepJudge-Team klärt Kanzlei oder Rechtsabteilung, Anwendungsfall und die anzubindenden Dokumentensysteme.
02Rollen und Zuständigkeiten
Die Kanzlei benennt eine verantwortliche Person für Mandatstrennung und Zugriffsrechte. DeepJudge AG betreibt die Plattform und stellt die technische Anbindung bereit.
03Was die Kanzlei bereitstellt
Zugang zu den anzubindenden Dokumentensystemen, eine Aktenstruktur für die Mandatstrennung und eine Ansprechperson für Rückfragen. Mandatsakten werden nicht per Formular übermittelt.
04Auftragsverarbeitungsvertrag und Vertraulichkeit
Vor jeder produktiven Anbindung werden ein DPA und eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet. Darin werden Subauftragnehmer, Speicherort, Aufbewahrung und Löschung konkret festgehalten.
05Anbindung und Schulung
Nach Vertragsunterzeichnung folgt die Anbindung der Dokumente; Juristinnen und Juristen werden im Umgang mit Fundstellen geschult.
06Betrieb, Prüfung und Löschung
Im laufenden Betrieb bleibt die Fundstellenprüfung durch Juristinnen und Juristen Teil des vereinbarten Verfahrens. Löschanträge folgen den im DPA festgelegten Fristen.